Importance de la planification (partie 1)

G.A.V. - l'importance de la planification (partie 1)

Tout le monde a déjà entendu quelqu’un se plaindre qu’il n’y a pas suffisamment d’heures dans la journée pour faire tout ce qu’il a à faire. Quelques astuces de base pour une meilleure organisation, gestion et planification de votre temps qui peuvent vous aider à profiter au maximum du temps que vous avez à disposition. En apprenant à organiser votre temps efficacement, vous pourrez arriver à accomplir beaucoup plus de choses.

Partie 1: Évaluer la gestion actuelle de son temps

1. Observez vos activités journalières

Surveillez ce que vous faites tous les jours et notez les différentes façons dont vous passez votre temps. Vous allez être surpris de constater le temps que vous gâchez tous les jours lorsque vous le comparez au temps que vous passez à faire ce que vous avez à faire. 

N’oubliez pas de noter les activités plus futiles, par exemple massage du/de la charmant/e collègue, lorsque vous faites du ménage sur votre plan de travail,

2. Notez toutes vos activités dans un carnet = la planification

Une fois que vous avez observé toutes vos activités et que vous avez estimé le temps que vous passez à les accomplir, notez-le dans un carnet. Mettez toutes les informations dans le même carnet, car vous pourrez identifier plus facilement les modèles qui se répètent et les moments où vous perdez du temps si vous les voyez toutes sur la même page. N’oubliez rien et notez clairement chaque entrée dans le carnet. Ne regroupez pas des événements séparés en une seule entrée, ne sous-estimez pas les tâches mineures et écrivez les heures exactes lorsque vous évaluez la façon dont votre journée se décompose. Il peut être utile de regrouper certaines activités en catégories. 

Par exemple, vous pourriez noter les tâches administratives en bleu, les activités professionnelles en rouge et les relations commerciales en vert. 

Cela vous aidera à mieux visualiser la façon dont vous utilisez votre temps.

3. Évaluez votre temps

Passez-vous une heure par jour à ne rien faire ? Deux heures à vous décider où aller manger ? Huit heures à surfer sur Internet ? Trouvez des modèles qui vous indiquent comment vous passez votre temps et déterminez les activités nécessaires et les activités inutiles. Perdez-vous du temps parce que vous manquez de contrôle sur vous-même ? Remettez-vous trop souvent les choses au lendemain ? Acceptez-vous trop de responsabilités ? Ce sont des questions que vous devez vous poser pendant que vous évaluez la façon dont vous passez votre temps. Vous pourriez vous rendre compte que vous divisez votre journée d’une façon qui n’a pas de sens. 

Par exemple, il n’est peut-être pas sage de travailler une demi-heure avant de passer dix minutes à faire des choses peu importantes avant de repasser une demi-heure à travailler.

Vous serez plus concentré et productif si vous travaillez pendant une heure et si vous vous occupez des choses moins importantes plus tard. Il vaut mieux que vous vous attaquiez à vos tâches en les morcelant. Cette méthode vous demande d’allouer une certaine durée à une seule tâche sans vous laisser distraire.

4. Réfléchissez à des ajustements

Maintenant que vous savez exactement ce que vous faites de votre temps, commencez à faire des ajustements actifs à votre emploi du temps. Assurez- vous d’identifier les zones que vous ne pouvez pas réduire. Ce n’est pas parce que quelque chose prend beaucoup de temps que c’est du temps que vous gâchez.

5. Trouvez ce qui ne va pas

Si vous passez trois heures par jour à envoyer des courriels pour le travail, il y a peu de chances que vous arriviez à réduire le temps que vous passez à cette activité.  Cependant, si vous envoyez quatre ou cinq courriels personnels entre les courriels du travail, vous pouvez arriver à réduire le temps que vous passez à cette activité.

6. Changez vos habitudes

Quel que soit votre problème à gérer votre temps, il y a toujours une solution. 

Une fois que vous avez trouvé le moment où vous perdez votre temps ou la façon dont vous devriez passer votre temps, vous devrez faire un effort concerté pour changer vos habitudes de gestion de votre temps. 

Si vous passez trop de temps à faire la comptabilité ou à trier le courrier, envisagez d’embaucher une assistante. Vous passez peut-être une bonne partie de votre journée à surfer sans but sur Internet. Vous pouvez restreindre votre accès à certains sites ou à certains réseaux sociaux lorsque vous devriez plutôt travailler ou faire autre chose.

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