G.A.V. - l'importance de la planification (partie 3)

Partie 3: Utiliser son temps efficacement

1. Écrivez tout

Ne vous fiez pas à votre mémoire pour terminer les tâches que vous devez terminer. Écrivez tout ce que vous avez à faire au même endroit et préparez-vous à consulter souvent cette liste pour atteindre vos objectifs. Même si la tâche en question vous parait mineure ou secondaire, notez-la ! Votre agenda doit être rempli de petits commentaires comme « appeler Jean », « rechercher les marges de profits » ou « envoyer un courriel au chef ». Gardez un carnet avec vous en permanence pour y noter les tâches qui apparaissent. Vous croyez que vous vous souviendrez de les noter plus tard, mais vous n’allez pas le faire.

2. Utilisez un calendrier

En ajoutant un simple calendrier à vos outils qui vous aident à vous organiser, vous pourrez organiser votre temps de manière plus efficace. Écrivez les nouvelles dates butoirs, les devoirs ou les réunions lorsqu’ils viennent s’ajouter à votre emploi du temps. Prenez le temps tous les matins de relire votre calendrier pour savoir ce qui vous attend.

3. Évitez de vous surmener

Organisez votre emploi du temps de manière à éviter d’avoir trop de choses à faire ou d’être responsable de trop nombreux projets en même temps. Vérifiez votre calendrier avant d’accepter quoi que ce soit pour vous assurer d’en avoir le temps. Cela vous aidera à rester organisé et à jeter un œil régulièrement à votre calendrier.

4. Éliminez les distractions

Organisez votre temps de manière productive en éliminant les éléments qui pourraient constituer des distractions ou vous amener à perdre de vue votre objectif ou à être en retard. Éloignez la télévision et les consoles de jeux de la pièce où vous étudiez ou où vous vous occupez des factures pour vous concentrer seulement sur les tâches qui doivent être faites en premier et pour garder les loisirs pour plus tard.

5. Organisez vos tâches

Gérez efficacement votre temps en vous organisant pour accomplir certaines tâches importantes ou urgentes en premier. Notez-le dans votre calendrier en le surlignant avec un marqueur d’une couleur spéciale ou en posant un autocollant. Occupez- vous de ces activités urgentes en premier pour vous donner suffisamment de temps pour les terminer, puis travaillez sur des activités moins urgentes une fois que vous avez terminé les premières. N’hésitez pas à changer vos priorités de temps en temps. Il y a des choses qui peuvent apparaître à la dernière minute et qui demandent rapidement votre attention. Vous allez devoir vous arrêter de faire ce que vous êtes en train de faire et recentrer parfois votre énergie et votre temps sur une activité de dernière minute. Assurez-vous simplement que cela ne se produit pas trop souvent. Si vous vous rendez compte que vous réarrangez constamment vos priorités pendant la journée, quelque chose ne va pas. Même si vous devez vous attendre à des réajustements mineurs d’emploi du temps, si vous devez faire des modifications constantes, c’est peut-être parce que vous n’avez pas correctement organisé vos activités dès le départ.

6. Soyez réaliste

Donnez-vous une durée réaliste pour terminer chacune de vos tâches. Si vous pensez qu’une activité va prendre entre une demi-heure et une heure pour la terminer, donnez-vous une heure. En restant réaliste à propos de la durée qu’une activité va prendre, vous vous évitez de vous sentir surchargé ou en retard. Il vaut toujours mieux prévenir que guérir et vous donner plus de temps que ce dont vous avez besoin. Si vous terminez votre tâche plus tôt, vous pourrez passer à la tâche suivante, ce qui ne devrait pas avoir d’impact sur votre productivité

7. Organisez les activités de base

N’oubliez pas aussi de compter le temps dont vous avez besoin pour les activités de base comme les déplacements ou le repas. Cela pourrait vous sembler naturel, mais il est important de prendre le temps de les faire parmi vos autres activités pour vous assurer de ne pas les oublier ou de ne pas vous mettre en

8. Utilisez un système de rappels

Mettez en place un système de rappels simples en plus de votre emploi du temps pour vous aider à vous souvenir des tâches importantes et des dates butoirs. Utilisez des post-it ou des alertes sur votre téléphone à certains moments de la journée pour vous souvenir de faire quelque chose ou d’une activité prévue. Ce système vous aidera à ne plus rien oublier. Évitez de vous fier aux autres pour vous souvenir de ce que vous avez à faire. Ils vont probablement l’oublier comme vous l’oublieriez vous-même. Si vous avez quelque chose de très important à faire, organisez de nombreux rappels. Vous pourriez ignorer un post-it ou une alerte sur le téléphone.

9. Demandez de l'aide

Demandez à quelqu’un de vous aider ou déléguez des tâches plus embarrassantes si cela est nécessaire. Vous vous aiderez dans la gestion de votre emploi du temps si vous vous en remettez à une personne spécialisée en gestion administrative ou en communication externe. Car vous pouvez être le leader de votre profession mais si vous ne savez pas susciter l’envie de vous contacter ou que vos devis ne suivent pas, le risque de perdre des clients est élevé. Assurez-vous de déléguer vos responsabilités à des personnes qualifiées. Il ne suffit pas de terminer la tâche en question, vous voulez aussi qu’elle soit bien faite. Ne prenez pas l’habitude de demander constamment de l’aide à vos collègues. Cela indique que vous ne savez pas gérer votre temps. Mais engager du personnel qualifié ou alors sous-traitez à des entreprises spécialisées comme G.A.V.

10. Évaluez votre productivité

De temps en temps, il est nécessaire de prendre un peu de recul et d’analyser ce que vous avez accompli, la qualité de vos performances et le temps que cela vous a pris. En prenant conscience de ces aspects de votre travail et de votre vie, vous pourrez faire des changements dans votre emploi du temps et vos habitudes quotidiennes, ce qui pourrait produire des résultats étonnamment efficaces.

11. Récompensez-vous

Si vous travaillez dur ou trop, vous allez arriver à un stade d’épuisement et il vous sera difficile de vous concentrer même sur les tâches les plus simples. Vous devez alors prendre un moment de temps en temps pour fêter ce que vous avez accompli et pour vous récompenser en faisant quelque chose que vous aimez vraiment. Assurez-vous de passer votre temps libre à vous amuser. Éteignez le téléphone et évitez de répondre à vos courriels. Si vous mélangez le travail et le plaisir, vous n’allez pas vous faire plaisir et vous allez accumuler de la fatigue. Si vous travaillez du lundi ou vendredi, reposez-vous le week-end. Si vous venez de travailler trois mois sans pause sur le même projet, prenez de petites vacances une fois que vous avez terminé. Car sans cela, sur du moyen à long terme selon vos capacités personnelles vous finirez par ne même plus apprécier votre travail.

Voilà si vous êtes arrivé jusqu’à la fin de cet article, c’est que vous êtes déjà sur la bonne voie pour un changement positif car vous avez pris du temps pour vous interroger. Continuez sur votre lancée en nous posant les questions qui vous travaillent et nous nous ferons une joie de vous répondre.

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G.A.V. - l'importance de la planification (partie 2)

Partie 2: Éviter les distractions

1. Identifiez les distractions dans votre vie

Les distractions constantes sont la menace la plus importante à une bonne gestion de votre temps. Vous devez comprendre quelles sont les activités ou quels sont les individus qui ont tendance à vous faire perdre votre temps. Que ce soit un ami qui ne s’arrête jamais de parler ou un plaisir coupable qui vous éloigne de votre travail, vous devez trouver des façons d’éviter tout ce qui vous fait perdre votre temps.

Si vous passez beaucoup de temps sur quelque chose qui ne produit pas de résultats désirés, c’est probablement une distraction dans votre vie que vous devriez éviter. 

Si vous travaillez dans un bureau, vous allez probablement considérer nombre de vos collègues comme des distractions. Évitez les conversations inutiles lorsque vous avez des choses à faire. 

Cependant, n’oubliez pas que votre attitude au bureau est tout aussi importante à l’avancement de votre carrière que vos compétences en gestion de votre temps, c’est pourquoi vous ne devez pas être mal élevé.

2. Évitez les conversations trop longues au téléphone

Si vous passez beaucoup de temps accroché au téléphone, vous devez peut-être ajuster vos habitudes de conversation. Souvent, vous pouvez arriver à des résultats plus rapides avec des discussions en face à face plutôt qu’au téléphone, c’est pourquoi vous devez réduire le temps que vous passez suspendu au bout du fil. 

De nombreuses conversations téléphoniques, surtout au début ou à la fin, incluent des discussions superflues ou inutiles. Les gens ont tendance à dévier du sujet pendant qu’ils sont au téléphone, c’est pourquoi vous devez y faire attention. 

Lors de rencontres en face à face, vous vous sentez plus obligé de discuter seulement du sujet qui vous intéresse. Cela se produit parce qu’il n’y a pas d’autres distractions lorsque vous êtes en face de votre.

3. Ne passez pas trop de temps sur Internet

De nombreuses personnes utilisent le net comme un outil important pour accomplir des tâches qui doivent être faites.

Cependant, il y en a tout autant qui se laissent aller à lire des articles inutiles ou l’actualité sportive ou à regarder des photos de stars, de chats ou de chiots. 

Restez concentré pendant que vous utilisez Internet. Il existe des programmes que vous pouvez installer et qui bloquent certaines applications, certains sites et certains domaines pour vous aider à réduire les distractions que la toile propose.

Évitez Facebook, Twitter et les autres sites de réseaux sociaux lorsque vous êtes censé vous concentrer sur autre chose. Vous allez aussi perdre beaucoup de temps en cherchant des sujets variés sur Google. Vous pourriez penser faire une recherche rapide à propos d’un seul sujet et avant même de vous en rendre compte, vous avez passé trois heures à fouiller les profondeurs du Net.

4. Utilisez un panneau « ne pas déranger »

Vous connaissez probablement ce panneau qu’on accroche à la porte des chambres d’hôtel. Il peut être tout aussi efficace au bureau ou sur votre lieu de travail. 

Vous pouvez vous procurer ce genre de panneau en récupérant celui du prochain hôtel où vous allez rester ou en en imprimant un à la maison que vous pourrez accrocher à la porte de votre bureau lorsque cela deviendra nécessaire. 

Cela vous aidera à éviter le risque de conversations inutiles qui vont vous distraire de votre travail. Si vous travaillez à la maison, il est essentiel d’avoir un espace dédié seulement au travail. Ne travaillez pas dans les zones communes de la maison, car la télévision, le téléphone ou la console de jeux vidéo pourraient facilement vous distraire de votre travail.

5. Prenez le temps pour les distractions inévitables

Il existe certaines distractions que les gens ne peuvent tout simplement pas éviter. Parfois, c’est votre chef qui vient vous voir pour discuter de choses et d’autres ou un membre âgé de votre famille qui a besoin d’aide avec des choses simples. 

Quelles que soient ces distractions inévitables, si vous vous y préparez en avance, elles n’empiéteront pas sur le temps dont vous avez besoin pour d’autres projets ou activités que vous devez terminer..

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G.A.V. - l'importance de la planification (partie 1)

Tout le monde a déjà entendu quelqu’un se plaindre qu’il n’y a pas suffisamment d’heures dans la journée pour faire tout ce qu’il a à faire. Quelques astuces de base pour s’organiser et gérer son
temps peuvent vous aider à profiter au maximum du temps que vous avez à disposition. En
apprenant à organiser votre temps efficacement, vous pourrez arriver à accomplir beaucoup plus de
choses.

Partie 1: Évaluer la gestion actuelle de son temps

1. Observez vos activités journalières

Surveillez ce que vous faites tous les jours et notez les différentes façons dont vous passez votre temps. Vous allez être surpris de constater le temps que vous gâchez tous les jours lorsque vous le comparez au temps que vous passez à faire ce que vous avez à faire. 

N’oubliez pas de noter les activités plus futiles, par exemple massage du/de la charmant/e collègue, lorsque vous faites du ménage sur votre plan de travail,

2. Notez toutes vos activités dans un carnet

Une fois que vous avez observé toutes vos activités et que vous avez estimé le temps que vous passez à les accomplir, notez-le dans un carnet. Mettez toutes les informations dans le même carnet, car vous pourrez identifier plus facilement les modèles qui se répètent et les moments où vous perdez du temps si vous les voyez toutes sur la même page. N’oubliez rien et notez clairement chaque entrée dans le carnet. Ne regroupez pas des événements séparés en une seule entrée, ne sous-estimez pas les tâches mineures et écrivez les heures exactes lorsque vous évaluez la façon dont votre journée se décompose. Il peut être utile de regrouper certaines activités en catégories. 

Par exemple, vous pourriez noter les tâches administratives en bleu, les activités professionnelles en rouge et les relations commerciales en vert. 

Cela vous aidera à mieux visualiser la façon dont vous utilisez votre temps.

3. Évaluez votre temps

Passez-vous une heure par jour à ne rien faire ? Deux heures à vous décider où aller manger ? Huit heures à surfer sur Internet ? Trouvez des modèles qui vous indiquent comment vous passez votre temps et déterminez les activités nécessaires et les activités inutiles. Perdez-vous du temps parce que vous manquez de contrôle sur vous-même ? Remettez-vous trop souvent les choses au lendemain ? Acceptez-vous trop de responsabilités ? Ce sont des questions que vous devez vous poser pendant que vous évaluez la façon dont vous passez votre temps. Vous pourriez vous rendre compte que vous divisez votre journée d’une façon qui n’a pas de sens. 

Par exemple, il n’est peut-être pas sage de travailler une demi-heure avant de passer dix minutes à faire des choses peu importantes avant de repasser une demi-heure à travailler.

Vous serez plus concentré et productif si vous travaillez pendant une heure et si vous vous occupez des choses moins importantes plus tard. Il vaut mieux que vous vous attaquiez à vos tâches en les morcelant. Cette méthode vous demande d’allouer une certaine durée à une seule tâche sans vous laisser distraire.

4. Réfléchissez à des ajustements

Maintenant que vous savez exactement ce que vous faites de votre temps, commencez à faire des ajustements actifs à votre emploi du temps. Assurez- vous d’identifier les zones que vous ne pouvez pas réduire. Ce n’est pas parce que quelque chose prend beaucoup de temps que c’est du temps que vous gâchez.

5. Trouvez ce qui ne va pas

Si vous passez trois heures par jour à envoyer des courriels pour le travail, il y a peu de chances que vous arriviez à réduire le temps que vous passez à cette activité. 

Cependant, si vous envoyez quatre ou cinq courriels personnels entre les courriels du travail, vous pouvez arriver à réduire le temps que vous passez à cette activité.

6. Changez vos habitudes

Quel que soit votre problème à gérer votre temps, il y a toujours une solution. 

Une fois que vous avez trouvé le moment où vous perdez votre temps ou la façon dont vous devriez passer votre temps, vous devrez faire un effort concerté pour changer vos habitudes de gestion de votre temps. 

Si vous passez trop de temps à faire la comptabilité ou à trier le courrier, envisagez d’embaucher une assistante. Vous passez peut-être une bonne partie de votre journée à surfer sans but sur Internet. Vous pouvez restreindre votre accès à certains sites ou à certains réseaux sociaux lorsque vous devriez plutôt travailler ou faire autre chose.

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Pourquoi une adjointe virtuelle ? 1

Une adjointe virtuelle effectuera les mêmes tâches qu’une adjointe traditionnelle mais dans ses propres locaux, à titre de travailleuse autonome et à distance.

Cette personne vous offre ses services pour vous soutenir occasionnellement ou de façon régulière dans vos tâches administratives.

Les avantages de travailler en collaboration avec une ​adjointe virtuelle

  • Pas de charge logistique (place de travail, d'équipement, de fourniture, ... etc.)
  • Pas de charge salariale (relation de fournisseur de prestation)
  • Payer que le travail effectué (horaire modulable selon vos besoin)
  • Les honoraires payées sont déductibles des impôts (dépenses d'entreprise)
Logo pourquoi une adjointe virtuelle

L'efficacité à l'heure actuelle

De nos jours, un entrepreneur peut gérer son entreprise depuis n’importe ou sur la planète. Il lui suffit d’avoir un ordinateur portable, un téléphone intelligent et une connexion à internet.

À l’heure actuelle, seules les entreprises offrant des services manuels (comme dans le domaine de la construction par exemple) nécessitent encore des locaux physiques mais pour l’ensemble de leurs services administratifs, tout peut être géré à distance.
 
Vous avez la possibilité de travailler en ligne ou par le biais d’internet afin de collaborer avec votre adjointe.
 
Voici quelques outils permettant de créer une relation dynamique de travail virtuel:
  • Gestion de courriels, calendrier et de contact – tel que vous le faites probablement déjà avec vos courriels privés
  • Outils de communication – par téléphone, par appels-vidéo (FaceTime), vidéoconférence
  • Accès à distance à vos infrastructures – comme le font par exemple les personnes suivant une formation depuis chez eux
  • Stockage et partage de vos dossiers en ligne
  • Gestion et suivi de projets – il existe des programmes permettant aujourd’hui de communiquer avec votre équipe de la même façon que vous le feriez lors d’un meeting mais avec l’avantage de suivre quotidiennement l’avancée des tâches de chacun.

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